グループを使う

リストとグループ

たくさんのメールアドレスを登録していくと、見通しが悪くなります。そこで、ある一定の共通項に従って分類して登録することになります。前のページでリストの登録を説明しました 。

ここで注意したいことは、私が考えていた「分類＝グループ」という考え方は、EdMaxでいうグループと違うということです。

最初からEdMaxが用意している「常用アドレス」という「くくり」はグループではなく、「リスト」という呼び方に相当します。

そしてグループとは、あるリストの中に存在する複数アドレスをまとめる単位です。

つまり親子関係で言いますと・・・・・

上図のように、アドレス帳の中にリストがあり、通常は各リストには同じメールアドレスは登録する意味がないですが、リスト１の中のグループ１とグループ２は同じアドレスが存在することもあります。

例えば、鈴木さん（女性）と田中さん（女性）、吉田さん（男性）、高橋さん（男性）をリスト１に登録してあり、親友グループと女性グループの２つのグループをリスト１に作成してある場合に、田中さんと吉田さんは２つのグループに存在して良いわけです。

そして、この「グループ」を宛名の対象とすることで、１通のメールを複数のアドレスに対して送信できるのです。

★ただし、この方法でグループを宛先に指定して送信すると、メールに対象者のメールアドレスが記述されてしまいます。これはグループ指定したもの同士が知人ではない場合には、お互いのメールアドレスが筒抜けになることを意味します。ご注意ください。その場合には、宛先には自分自身のアドレスを指定し、グループはＢｃｃにすることで防げます。

グループを作る

アドレス登録をするダイアログの左側の下にある「新規グループ」をクリックします。今回は、常用アドレスというリストの他に「友人」というリストがすでに作成されているとしますので、以下のような状態で「友人」 リストの下に「親友」グループを作ります。

リストグループ表示の下にある「志柿グループ」ボタンでグループを作成します。開いたダイアログのグループ名に名称を入力します。また、「親グループ」は、そのグループがどの階層に位置するかを指定します。

すると、下図のように「友人」リストの下に「親友」グループが作成されます。

グループにアドレスを所属させる

もうひとつ、リストとグループの違いがあります。リストへは新規にアドレスを登録しますが、グループへは新規のアドレス登録はできません。

グループに所属させるためには、その上に位置するリストや、別のリストにアドレスが登録されていることが必要となります。

いま、「友人」リストに４名のアドレスが登録されています。

このうち、先ほどの例のように田中さんと吉田さんをWindowsの流儀に則って「親友」グループのアイコンにドラッグ＆ドロップします。

すると下図のように「親友」グループに追加されてくるはずです。ＯＫボタンでアドレス帳を閉じて終了です。

メール作成でグループを指定する

今作成したグループを使ってメールを作成します。メール作成画面で「宛先」ボタンをクリックします。

続いてダイアログ右側の「親友」をクリックして選択し、ダイアログ下部の「宛先(T)」やＢｃｃをクリックすると下のパートに追加されます。

ここでＯＫでメール作成画面に戻ると、宛先ボックスがごらんのようになります。